21 Abr Gestión del flujo de efectivo: cómo mejorar el flujo de efectivo en tu negocio minorista.

A la luz de la pandemia de COVID-19, hemos creado esta publicación para agregar información útil para ayudarlo a administrar el efectivo durante una recesión.

Hay una razón por la cual el efectivo a menudo se etiqueta como «rey». Es lo que hace que su empresa siga funcionando. Mantiene las luces encendidas, le permite pagar a su personal y le brinda los medios para hacer grandes cosas para sus clientes. Y por razones obvias, necesita tener suficiente efectivo fluyendo a través de su negocio para sobrevivir y prosperar.

Desafortunadamente, una variedad de factores (la economía, las malas decisiones comerciales, las pandemias mundiales, etc.) han puesto a muchos minoristas en una crisis de efectivo, una situación en la que no se tiene suficientes fondos para operar con éxito o como habitualmente. Si te encuentras en este lugar, no te preocupes. Hay muchos pasos que puede seguir para salir de la crisis y liberar efectivo en su negocio.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de efectivo es la cantidad de dinero que entra y sale de su negocio. El flujo de efectivo se inicia por dos cosas: el dinero que ingresa gracias a que sus clientes realizan compras y el dinero que sale a través de gastos comerciales, como su inventario, costos de personal, facturas de operación, etc.

Un flujo de efectivo saludable ocurre cuando ingresa más dinero, mientras que el escenario opuesto, es decir, tener mayores gastos y no tener suficientes ingresos, lo pone en una crisis de efectivo.

Consejos de administración de efectivo cuando se enfrenta a una recesión, recesión o bloqueo (por ejemplo, COVID-19).

Si su empresa enfrenta tales desafíos, aquí hay algunos consejos sobre cómo capear la tormenta:

Cava en tus números y haz un plan

Lo primero que debe hacer es saber cuál es la situación financiera de su negocio. Revise sus estados financieros, el panel de contabilidad y los informes minoristas y vigile:

Efectivo : ¿cuánto dinero tiene en el banco y cuánto durarán sus recursos? Saber cuánta pista tiene su negocio lo ayudará a tomar decisiones sobre qué hacer en las próximas semanas y meses. 

Inventario : ¿cuánto de su capital está inmovilizado en su inventario? ¿Estás sentado en una gran cantidad de productos perecederos? ¿Existe la posibilidad de liquidar algunas de sus acciones? Si todavía está vendiendo (digamos en línea o en otros mercados), identifique los productos que tendrían la mayor demanda y encuentre formas de presentarlos a sus clientes. 

Deuda : controle cuánto debe y cuándo debe realizar los pagos. Si es posible, llame a sus acreedores y pregúnteles si pueden retrasar el cobro durante aproximadamente un mes, o si están dispuestos a renegociar sus pagos. Durante una crisis global (como la pandemia de coronavirus), existe una buena posibilidad de que estén dispuestos a trabajar con usted. 

Recortar gastos no esenciales

Identifique las necesidades de su negocio frente a los deseos y reduzca el último. Gastos como servicios públicos, marketing, software de administración minorista son ejemplos de lo que entraría en la categoría de «necesidades». Por otro lado, cosas como su suscripción a Spotify, los costos de viaje o los gastos de lujo se considerarían «deseos» y, por lo tanto, deben minimizarse o eliminarse, al menos por el momento. 

Revise los estados de cuenta de su tarjeta de crédito o cuenta corriente e identifique sus gastos en los últimos meses, luego use eso para determinar qué costos deben reducirse.

PERO no escatime en marketing 

A menos que no esté haciendo negocios , no recomendamos escatimar en gastos de marketing. Si todavía está vendiendo (tal vez lo está haciendo en línea ahora), es más importante que nunca ponerse delante de sus clientes. 

Es incluso recomendado, que invierta tiempo y dinero en marketing. Por lo tanto, no cancele su software de marketing por correo electrónico ni extraiga su presupuesto de publicidad de Facebook. 

En su lugar, tómese un tiempo para descubrir qué funciona y qué no. ¿Qué canales, campañas y esfuerzos han generado el mayor retorno de la inversión? Doblar sobre ellos. 

También es una buena idea crear mensajes de marketing más relevantes. ¿Qué productos venden que ayudarían a las personas a navegar en estos tiempos? Con más consumidores que se quedan en casa, ¿tiene artículos que puedan ayudar a sus clientes a ser más productivos mientras trabajan desde casa? ¿Venden alimentos o bebidas que pueden apoyar la salud de las personas?

Revise su catálogo de productos, identifique los mejores productos para vender y luego vuélvalos a la venta. 

Aproveche la asistencia financiera y los recursos

Si necesita un flujo de efectivo, hay varios programas de ayuda financiera que pueden ayudarlo. Desde subvenciones y préstamos para pequeñas empresas hasta plazos de impuestos diferidos, facturas y suspensiones, los jugadores de los sectores público y privado están dando un paso al frente para ofrecer asistencia a los comerciantes afectados por la pandemia.

Otras lecturas

El gobierno, así como varias marcas independientes, plataformas de redes sociales y grandes corporaciones, se apresuran a crear programas para ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse a flote financieramente durante estos tiempos turbulentos. Aquí hay una lista de programas e iniciativas de ayuda que puede aprovechar para ayudar a su negocio minorista a sobrellevar la tormenta.

Cómo mejorar el flujo de caja

Ahora que tiene una comprensión básica del flujo de efectivo, analicemos cómo puede mejorarlo. A continuación hay algunos pasos de acción para liberar más efectivo en su negocio minorista.

1. Implemente prácticas de inventario más inteligentes

Muchos minoristas tienen su efectivo atado en el inventario, razón por la cual lo más importante que puede hacer para mejorar el flujo de efectivo es asegurarse de tener los productos correctos y venderlos con una ganancia saludable. Si termina con un exceso de existencias, tome medidas inmediatas para reducir.

Aquí hay algunos consejos para hacer todo lo anterior.

Extiende tus compras

Meaghan Brophy, analista minorista senior de Fit Small Business, aconseja a los minoristas que distribuyan sus compras. “La mayoría de los minoristas compran productos al por mayor al menos seis meses antes de cuando se venderán en la tienda. No olvide guardar parte de su presupuesto para las tendencias de última hora y reponer los best-sellers inesperados» , dice ella.

Mejora el valor de tu inventario

El barón Christopher Hanson, consultor principal y propietario de RedBaron Consulting , dice que los minoristas pueden buscar aumentar el valor de sus acciones. Él continúa mencionando a uno de sus clientes que ejecutó esto bien.

“Un cliente de una galería de arte que teníamos hace mucho tiempo vendía entre 900 y 1200 dólares de obras de arte hechas a nivel local. Nuestra recomendación fue comenzar a vender piezas de arte de $ 10,000 y $ 16,000 y $ 24,000, lo cual no es una tarea fácil. Un año después, las ventas y las ganancias se triplicaron y se prestó una obra de arte de $ 330,000 a la galería para una exhibición de un mes, atrayendo a cientos de compradores de arte de alto valor. Algunas de las obras de arte de $ 2000 a $ 3500 todavía están a la venta, sin embargo, el 80% del valor del inventario promedió $ 11,000 o más «.

Liquidar exceso de inventario

Póngalos a la venta : Jennifer Martin, de Zest Business Consulting , dice: “El exceso de inventario es el lugar número uno donde los minoristas pierden fuerza (y dinero). Tómese el tiempo para ver lo que tiene en stock y comience a sacarlo de su escondite ”.

La ruta más directa para mover el exceso de mercancía es ponerlos a la venta. Saque los artículos que se mueven lentamente de su almacén, márquelos y póngalos en el piso de ventas. Sí, hacerlo minimizará las ganancias, pero al menos te ayudará a liberar espacio (y dinero en efectivo).

Agrúpelos con otros productos : si su mercancía de lento movimiento puede complementar sus otros productos, ¿por qué no agruparlos? Puede agregar valor a la venta y ayudarlo a descargar el exceso de inventario.

Vea si puede venderlos como compras impulsivas : esta táctica funciona mejor para artículos pequeños y prácticos. Si tiene sentido para su tienda, intente vender estos artículos como compra impulsiva mostrándolos en su mostrador o envoltorio de efectivo o colocándolos en contenedores de venta en la entrada o cerca del área de pago.

Consejo de venta

Véndelos a compañías de liquidación : hay muchas compañías de liquidación que estarían dispuestas a quitarte el inventario sobrante. Una vez más, es probable que obtenga menos ganancias, pero al menos obtendrá efectivo rápidamente y abrirá espacio en la sala de existencias.

Además, vender a compañías de liquidación le permite ser más privado acerca de su necesidad de mover mercancías. Grandes rebajas y ventas pueden enviar un mensaje equivocado a los clientes (especialmente si usted es un comerciante de alta gama que intenta preservar una determinada imagen o marca), por lo que seguir esta ruta podría ayudarlo a vender inventario excedente detrás de escena.

Véndalos en mercados en línea: otra opción es vender su mercancía en mercados en línea como Amazon o eBay . Esto requiere un poco más de trabajo que tratar con una empresa de liquidación porque implicará la creación de listados, la carga de imágenes y el envío de productos, pero potencialmente podría mantener más ganancias al hacerlo.

Ofrézcalos como obsequios : en lugar de tratar de ganar dinero directamente de su exceso de mercancía, vea si puede usarlos para generar ventas de artículos más frescos. Puede, por ejemplo, regalarlos cuando un cliente alcanza un determinado umbral de compra (es decir, «¡Gasta $ 50 y recibe un regalo gratis!»).

2. Revise sus pólizas de seguro

Martin recomienda que los dueños de negocios revisen sus pólizas de seguro cada seis a doce meses.

“El seguro de todo tipo cambia cada año. Dedique tiempo a revisar su cobertura y obtenga estimaciones de la competencia al menos cada 6 meses a un año. Asegúrese de hablar con un corredor que represente a muchos proveedores diferentes (en lugar de uno, como State Farm) de esta manera, puede averiguar qué compañía sería la mejor para ofrecerle las diferentes políticas que compra».

Y no está de más lograr que las compañías de seguros (incluido su proveedor actual) luchen por su negocio. Si encuentra una cotización más baja en otro lugar, por ejemplo, hable con su compañía de seguros actual para ver si están dispuestos a igualarla. Si lo son, podrá reducir sus costos sin tener que pasar por la molestia de cambiar de proveedor.

3. Mantente al tanto de las ventas a cuenta y las facturas impagas

«La deuda no cobrada es una de las mayores oportunidades para liberar tiempo, dinero y energía en su negocio», dice Martin.

No cobrar lo que se debe puede mantener atado el efectivo muy necesario (y bien merecido), por lo que si tiene clientes que pagan en cuotas, asegúrese de estar al tanto de sus cuentas. Mantenga actualizados los registros de los compradores, controle las facturas pendientes y envíe recordatorios cuando sea necesario.

«El flujo de caja requiere un monitoreo y administración constantes de sus cuentas por cobrar», escribe Gary Stockton, Gerente de Marketing Integrado para los Servicios de Información Comercial de Experian .

Él continúa:

Como propietario, debe obtener, como mínimo, informes semanales de antigüedad de todas las cuentas por cobrar. Ordene sus cuentas por cobrar en varias categorías según la duración de la morosidad y una estimación objetiva de la recaudación probable. Esto le permite a usted y a su gente dedicar su tiempo de manera más efectiva: gastar $ 500 en tiempo de empleados para perseguir $ 100 en cuentas por cobrar no tiene mucho sentido.

Otra opción es utilizar soluciones de «comprar ahora y pagar después». Estas plataformas permiten a sus clientes llevarse a casa sus compras inmediatamente mientras pagan sus cuotas. La buena noticia es que a usted, el minorista, se le paga por adelantado. Los clientes esencialmente pagan a Afterpay por sus artículos.

4. Reduzca las tarifas de los servicios de su tarjeta de comerciante

Además de revisar su póliza de seguro, es posible que también desee revisar las tarifas de servicio de su tarjeta de comerciante, agrega Martin.

“Si acepta tarjetas de crédito en su negocio, está pagando por el privilegio. La pregunta es ¿cuánto? Obtenga estimaciones de cobertura al menos una vez al año para asegurarse de que no está pagando más de lo que necesita, no solo en tasas de interés sino también en tarifas. Una diferencia del 1% puede ser el dinero que podría tener que tomarse unas vacaciones «.

Intenta negociar con los procesadores de tarjetas de crédito. Si procesa muchas transacciones con tarjeta, por ejemplo, vea si puede usar eso para obtener mejores tarifas. Si eso no funciona, intente buscar procesadores que puedan ofrecer términos más favorables.

¿Otro consejo profesional? Manténgase alejado de los procesadores de pagos que utilizan precios escalonados.

“Los procesadores de pagos que usan un modelo de precios escalonados son conocidos por su falta de transparencia y tácticas de marketing engañosas. Los precios escalonados hacen que sea fácil para el proveedor cobrar de más a los comerciantes por el procesamiento de tarjetas de crédito ”, dice Danny Choi de Payment Depot .

Choi recomienda optar por servicios comerciales que utilicen Interchange-Plus, precios combinados o un modelo de membresía.

“Cuando se trata del procesamiento de pagos, los precios de intercambio y las membresías brindan a los comerciantes más transparencia con sus costos. Pueden ver cuánto se envía al emisor de la tarjeta y cuánto se destina al procesador. Ciertos proveedores que ofrecen precios combinados también pueden ser favorables para los minoristas que tienen precios de boletos más bajos y no mucho volumen de tarjetas de crédito ”, agrega.

«¿La línea de fondo? Sepa su número cuando se trata de procesamiento de pagos e inicie conversaciones con diferentes proveedores para que pueda tomar una decisión informada «.

5. Reduzca los costos y las horas de funcionamiento.

«Cualquier gasto fijo o variable que no esté contribuyendo a las ventas y ganancias reales en efectivo debe eliminarse con vigor», dice Hanson. «Por lo general, hacemos un análisis de cuándo los minoristas son los más lentos, y luego recomendamos cerrar la tienda durante ese tiempo para manejar otros negocios, perseguir inventarios de mayor valor para vender, comprar la competencia o simplemente descansar».

Él continúa: “Pagar al personal de apoyo para sentarse allí y observar a la gente pasar por sus puertas es nuestro mayor no-no. Ya sea trabajo de alineación, proyectos de marketing, tareas de ventas externas o tareas de limpieza y reparación para que el personal complete, o los envíe a casa».

«Estar abierto de alguna manera con cita previa o en momentos muy específicos es un maravilloso proceso de racionalización para resolver e implementar, dependiendo del tipo de negocio minorista en el que se encuentre actualmente».

6. Realizar una auditoría CAM (Mantenimiento del área común)

Las tarifas de CAM, que cubren los gastos operativos incurridos por el propietario, como la limpieza exterior, el mantenimiento del estacionamiento, etc., son determinadas por el propietario y se cobran (generalmente) a un costo por pie cuadrado.

En los viejos tiempos, los inquilinos minoristas simplemente tenían que confiar en que el propietario tenía la buena fe y la competencia para generar cálculos precisos de las tarifas. Pero a medida que más empresas se quedan sin dinero, cada vez más comerciantes deciden auditar y conciliar los cargos de CAM.

«Los inquilinos existentes parecen estar adoptando auditorías de cumplimiento de CAM para garantizar que no se les cobre de manera inapropiada y que se les facture de acuerdo con sus propios arrendamientos, a menudo muy negociados», Ed Harris, vicepresidente de Commercial Tenants Services Inc., dijo a National Real Estate Investor .

Si su contrato de arrendamiento le otorga el derecho de realizar auditorías CAM, entonces considere hacerlo. Solicite la ayuda de un tercero para realizar un análisis de los libros de su arrendador y asegúrese de que las tarifas de CAM que se le cobren sean correctas.

Es cierto que las auditorías CAM pueden llevar mucho tiempo y ser tediosas, pero si encuentra errores y sobrecargos, podría recuperar cantidades significativas y eliminar futuros cargos. Por ejemplo, un sobrecargo de $ 1.00 por pie cuadrado en una tienda de 800 pies cuadrados podría generar $ 9,600 adicionales por año.

7. Tener una reserva de efectivo

Siempre tenga un plan de respaldo en situaciones de crisis de efectivo.

«Es demasiado común que las empresas se dejen una red de seguridad de efectivo que es muy pequeña o incluso inexistente», dice Jason Yau, vicepresidente de comercio electrónico y gerente general de CanvasPeople .

“Una buena regla general es dejarse al menos 2 meses de gastos para trabajar, en caso de un mes lento o una carga financiera repentina. Sin esta reserva de efectivo, estas cosas podrían significar un desastre para su negocio «.

El emprendedor en serie Ryan Vet se hace eco de esto, y dice que en sus negocios, se esfuerza por ahorrar dinero regularmente.

“Para nosotros, incluimos ahorrar dinero todos los meses para un día lluvioso. Al igual que lo haría personalmente, ahorrar dinero en un negocio es fundamental. Esto nos ha permitido navegar meses más lentos, reemplazar equipos, actualizar a nuevos equipos e incluso ayudar a financiar una segunda ubicación ”.

Francesca Nicasio. Marzo 30, 2020. Cash Flow Management: How to Improve Cash Flow in Your Retail Business. Recuperado de: https://www.vendhq.com/blog/cash-flow-management/