03 Ago Hacer un recuento de inventario físico: 10 consejos prácticos para hacer la tarea mucho más fácil

Como minorista, hacer recuentos físicos de inventario probablemente no esté en su lista de cosas favoritas para hacer. Una tarea tediosa, contar la mercancía de la tienda puede llevar horas, y para algunos comerciantes, también requiere cerrar la tienda temporalmente.

Pero incluso si se trata de un trabajo al que no le gusta mucho, realizar un recuento físico del inventario es imprescindible para cualquier minorista. Mantener vigilancia sobre el stock que tiene en papel frente a lo que realmente está en la tienda le permite mantener la precisión del inventario, detectar las causas de la contracción temprana y garantizar que siempre tenga la cantidad correcta de stock en el momento adecuado.

¿Qué es un recuento de inventario físico?

Es la práctica de contar sus productos minoristas en persona. El proceso generalmente involucra a un miembro del personal minorista (o equipo de trabajadores) que pasa por el piso de ventas del minorista y el almacén y cuenta cada artículo. Luego, los datos se registran manualmente, con lápiz y papel o electrónicamente con un dispositivo móvil.

El objetivo de un recuento de inventario físico es auditar el inventario de una tienda y garantizar que los datos de stock que el minorista tiene en papel coincidan con el inventario que está  realmente en la tienda.

Para facilitarle esta tarea, hemos compilado algunos consejos prácticos para establecer su proceso de recuento de inventario físico, realizar recuentos de inventario y más. Échales un vistazo a continuación.

Consejos de recuento de inventario durante COVID-19

Entendemos que puede estar leyendo mientras el mundo atraviesa la pandemia de coronavirus.

Tal vez esté en modo de bloqueo, pero aún así quiere asegurarse de tener un buen manejo de sus niveles de existencias. Quizás las restricciones de su estado o país se están suavizando y se está preparando para volver a abrir su tienda.

Cualquiera sea el caso, aquí hay algunos consejos para mantenerse seguro y saludable al contar sus productos.

Si es posible, cuente los productos usted mismo o con alguien de su hogar.

Limitar el contacto con personas fuera de su hogar es una de las mejores cosas que puede hacer para evitar contraer o propagar el virus.

Por lo tanto, vea si puede realizar recuentos de existencias físicas por su cuenta o con un miembro de su hogar si tiene un catálogo más grande.

Dependiendo de cuántos productos tenga, es posible que deba dividir sus sesiones de conteo.

Si debe traer a sus empleados, practique el distanciamiento físico

¿Necesita traer a su personal? Tome medidas para protegerse a sí mismo y a ellos. Use equipo de protección personal como máscaras y guantes cuando esté en la tienda.

Y asegúrese de mantener una distancia segura, al menos 6 pies de distancia, al contar productos. Puede hacerlo asignando diferentes áreas en las que usted y su equipo pueden contar productos. Por ejemplo, puede hacer que un miembro del equipo cuente artículos en el frente de la tienda mientras permanece en el almacén.

Otra opción es programar sus conteos por turnos, para que no esté en la tienda al mismo tiempo. Puede, por ejemplo, asignar un empleado para que venga por la mañana, mientras maneja las responsabilidades de inventario por la tarde.

Utilice dispositivos que limiten el contacto físico.

Cuantos menos elementos o dispositivos toque, mejor. Tenga solo un dispositivo por persona cuando cuente productos. Entonces, en lugar de usar un portapapeles más lápiz y papel, opte por usar una aplicación de conteo de acciones como Scanner , que las personas pueden descargar en sus teléfonos, sin necesidad de dispositivos adicionales.

Además, trate de limitar los productos que toca. Siempre que sea posible, opta por escanear el código de barras de un artículo sin levantarlo del estante.

10 consejos de recuento de existencias para minoristas

Ahora que hemos cubierto la salud y la seguridad del recuento de existencias en medio de COVID-19, aquí hay más consejos generales para hacer que los recuentos de inventario sean mucho más eficientes en su negocio.

1. ¿Tomando un recuento físico del inventario? Considere contar el ciclo

¿Alguna vez ha intentado contar el ciclo (también conocido como inventario parcial)? Es el proceso de contar parcialmente la mercancía de forma continua para que pueda controlar los niveles de existencias sin interrumpir el horario de la tienda. Conocido como uno de los métodos de recuento de inventario más eficientes para los minoristas, el recuento cíclico se puede hacer a diario o semanalmente (generalmente antes de que la tienda abra) y puede liberarlo de tener que hacer recuentos completos de inventario.

Philip Pravda de SuitCafe.com recomienda este método. «Poseía cuatro tiendas de ropa masculina de lujo, y mi método para hacer un inventario físico era casi a diario», comparte.

“Elegiría secciones pequeñas de la tienda, o una marca particular de camisa, traje, abrigo, etc. Las contaría con los números y tamaños de estilo. Luego camina hacia mi computadora y compara. Hacer la tienda completa para una pequeña empresa es difícil porque siempre está ayudando a los clientes y, desde luego, no quiere cerrar temprano o durante un día completo para hacer inventario «.

Del mismo modo, Preston Wily, del sitio de comercio electrónico SewellDirect.com, dice que realizar recuentos parciales de inventario de manera continua les ha funcionado bien.

» A cada empleado del departamento de envíos se le asigna un puñado de auditorías cada semana: los productos de gran volumen se someten a auditorías con mucha más frecuencia que los vendedores de bajo volumen, pero cada producto se cuenta al menos una vez al año «, dice. «También detectamos problemas mucho antes, lo que evita que se conviertan en grandes problemas».

Por otro lado, si el conteo cíclico no es su taza de té, o si siente que tiene que hacer un recuento completo del inventario además de las existencias parciales (como hacen algunos minoristas), los siguientes consejos deberían facilitarle la vida :

2. Utilice escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias

Tradicionalmente, los recuentos de inventario físico se realizan con un bolígrafo y papel. El personal usaría una hoja de recuento de inventario físico para contar los productos y conciliar los datos en su sistema.

Si bien este método puede hacer el trabajo, es altamente ineficiente y requiere una doble entrada. Sin mencionar que, ya que contar el inventario físicamente ya es una tarea «manual», lo último que necesita es contar y registrar datos manualmente.

Si está utilizando un POS o un software de administración de inventario , verifique si ofrece funciones de conteo de inventario que pueda usar.

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La capacidad de recuento de inventario de Vend, por ejemplo, permite a los minoristas hacer un recuento de sus existencias de la manera más sencilla posible. Las características como los inventarios simultáneos permiten el uso de múltiples dispositivos para contar el inventario más rápido.

Otras tecnologías que debe considerar son:

Aplicación Scanner : digitalice el proceso de conteo con Scanner, una aplicación móvil gratuita que hace que el inventario de conteo sea muy fácil.

El escáner le permite realizar recuentos de inventario completos y parciales con su iPhone, iPad o iPod Touch. Simplemente escanee los códigos de barras de su producto utilizando la cámara de su dispositivo, y la aplicación guardará y registrará automáticamente toda la información necesaria del producto.

Scanner también sincroniza los recuentos completos con su cuenta de Vend, por lo que una vez que haya terminado de contar, puede actualizar fácilmente sus niveles de existencias.

3. Elija sabiamente sus «contadores»

No asigne sus recuentos de inventario a cualquier empleado. El grupo que realiza el recuento de sus acciones debe estar compuesto por empleados experimentados, así como por aquellos que puedan proporcionar nuevos ojos.

Necesitará miembros del equipo experimentados, ya que estos empleados estarían más familiarizados con sus políticas y la ubicación de los diferentes elementos. Sin embargo, alguien que está tan acostumbrado a su tienda o almacén puede pasar por alto pequeños problemas y detalles, por lo que tener personas que son un poco nuevas para el equipo puede ser beneficioso.

Otra opción es contratar contadores de inventario de terceros. Esto es útil si no tiene la experiencia o los recursos internos para realizar el recuento usted mismo. Ahora, el procedimiento de conteo real variará de un proveedor a otro. Es mejor consultar con su contador de acciones de terceros y seguir sus procesos.

4. Si debe hacer un recuento completo del inventario físico, prográmelo con anticipación

El momento de su proceso de conteo de inventario es muy importante, así que piense cuándo (y a qué hora) programar sus conteos, y luego planifique con anticipación.

¿Cuándo se suele hacer un inventario físico?

La cuestión de cuándo (y con qué frecuencia) debe realizar recuentos completos de inventario físico realmente depende de usted. Algunas tiendas lo hacen una vez al año, otras lo realizan cada dos años, mientras que otras tiendas lo hacen con mayor frecuencia.

El médico minorista, Bob Phibbs, escribe en su blog que  es mejor hacerlo el último fin de semana de enero o finales de julio porque sus SKU están potencialmente en su punto más bajo durante estos períodos.

Sin embargo, sin importar lo que decida, querrá establecer una fecha con bastante anticipación (semanas o incluso meses antes) y asegurarse de que sus empleados sepan lo que está por venir. En esta etapa, debe anotar los nombres de las personas que lo ayudarán con su recuento de inventario físico. Asegúrese de que puedan estar disponibles en la fecha decidida.

Idealmente, no querrá detener las operaciones de la tienda, por lo que si puede administrarlo, programe su recuento de inventario después del horario comercial. Pero si esto no es posible y necesita cerrar la tienda por un día o varias horas, asegúrese de avisar a sus clientes.

Alerte a los clientes habituales de que se cerrará en una fecha determinada, informe verbalmente a las personas cuando estén en su tienda y muestre un letrero fuera de su tienda o en el mostrador que detalla la fecha y las horas en que se cerrará y por qué.

5. Mapa de su tienda

Planta baja

Dibuje un mapa de su tienda y almacén que ilustra dónde se encuentran sus productos. Como señala Phibbs, debe «dibujar la ubicación de cada estante, pantalla, pared y estante si es necesario».

Al hacerlo, obtendrá una vista rápida de su tienda y le facilitará la asignación de personas a cada sección para que pueda determinar la mejor manera de llevar a cabo el proceso de conteo (es decir, dónde comenzar a contar, cómo moverse). la tienda).

Su mapa también puede servir como una práctica lista de verificación cuando realmente está contando productos. Puede marcar las secciones que ya se han contado, lo que facilita ver cuánto ha completado.

6. Etiquetar cajas y estantes

No entres en la tarea a ciegas. Si está haciendo un recuento físico de su inventario, asegúrese de marcar las cajas o estantes en su almacén si los productos en ellos no son visibles.

Como dice el blog  Supply Chain Cowboy : “Cuando llega el momento de contar el inventario, es necesario tener todo en un lugar marcado. Esas cajas sueltas y paletas perdidas sin hogar son a menudo los problemas que vuelven a atormentarte mientras intentas reconciliarte. Incluso si tiene que hacer nuevas ubicaciones temporales durante la duración del recuento, coloque todo en un lugar bien marcado y definido, y déjelo allí «.

Mientras lo hace, asegúrese de que todo esté donde debería estar. Camine por la tienda o el almacén y esté atento a los artículos que no están en su lugar adecuado. ¿Hay camisetas sin mangas al acecho en la sección de calzado? ¿Alguien etiquetó mal una caja de mercancía? Asegúrese de corregir estos problemas antes de comenzar a contar.

7. Piensa en artículos que están en el limbo

Cuando planifique sus recuentos de inventario, descubra cómo va a lidiar con las cosas que están en el limbo. Estos podrían incluir mercancías en tránsito, como pedidos pendientes de proveedores o productos que han sido devueltos. Idealmente, estos elementos deben procesarse y tratarse antes de realizar el recuento para evitar cualquier confusión posterior.

Lo mismo ocurre con los productos defectuosos. Si encuentra elementos dañados antes de que se realice el conteo, trátelos desde el principio.

8. Oriente a su personal

Asegúrese de que su equipo esté familiarizado con todos los pasos que realizó anteriormente. Si creó un mapa, muéstreles y asegúrese de que sepan dónde están asignadas las personas.

¿Cambió la posición de ciertos artículos o recuadros y secciones con etiquetas nuevas? Diles, o mejor aún, muéstrales . Dé un paseo con ellos en el piso de ventas o en el almacén para que puedan familiarizarse con todo. Esto hará que la tarea de contar y conciliar sea mucho más fácil.

9. Prepare comida y bebidas para su personal

El agua, los refrescos y algunas cajas de pizza ayudarán mucho a mantener a sus empleados felices y eficientes. Contar físicamente el inventario es un proceso tedioso, por lo que desea que su equipo se mantenga al tanto de su juego. Mantenerlos bien alimentados y regados les ayuda a hacer precisamente eso.

10. Contaje posterior: mantenga su inventario bajo control

¿Terminó de contar sus acciones? Tome medidas inmediatas para mejorar la precisión de su inventario. Así es cómo:

Verifique y audite sus recuentos lo antes posible : siempre es una buena idea verificar sus números de inventario antes de actualizar sus niveles de inventario, para asegurarse de que todo se haya contado correctamente. Y el momento de hacerlo es justo después de completar su recuento de inventario. La información debe estar fresca en su mente, así que evite posponer sus comprobaciones y auditorías de inventario.

Levante informes de inventario : al hacerlo, podrá analizar los datos y ver qué puede hacer para mejorar su negocio.

Esta tarea debe ser sencilla si su sistema de gestión de punto de venta o minorista tiene capacidades de informes y análisis minorista . Simplemente genere los informes correctos y estudie los datos para obtener información procesable. 

Identifique zonas de alto riesgo : use sus informes de inventario para identificar zonas o regiones de alto riesgo en sus tiendas. Informe a su personal sobre estas áreas de alto riesgo y descubra cómo puede minimizar las pérdidas en esas regiones.

Compare varios informes de recuento de inventario completados : una vez que haya completado varios recuentos durante un período de tiempo, es beneficioso examinar esos informes para poder detectar patrones. Esto lo ayudará a descubrir por qué se producen pérdidas o discrepancias, para que pueda tomar medidas preventivas en el futuro. 

La comparación de informes anteriores con los actuales también lo ayudará a ver si sus prácticas de inventario están funcionando. ¿Las discrepancias disminuyen con el tiempo o no? Cualquiera sea el caso, lo único que debe averiguar es comparar los datos.

Abordar las discrepancias

Si encuentra discrepancias, tome medidas inmediatas para llegar a la raíz de los problemas. Como mencionamos en nuestra publicación sobre la reconciliación de inventario , las discrepancias a menudo se remontan a errores humanos, malas matemáticas o falta de documentación. En tales casos, necesitará ajustar sus procesos. Documente sus procedimientos y automatice varios pasos para minimizar los errores.

A veces, las discrepancias de inventario son causadas por razones más siniestras. Podría estar lidiando con robo o fraude en su tienda, en cuyo caso tendrá que investigar y tomar medidas para prevenir y detener los problemas.

Cualquiera sea el caso, la única forma de determinar con qué está tratando es realizar recuentos de inventario regularmente, así que asegúrese de estar al tanto de esta tarea.

 

Extraído de: vendhq.com